«Todos desde casa», la plataforma que ayuda a las empresas a implantar soluciones de trabajo en remoto

El trabajo en remoto ha llegado de forma inesperada para todos y lo ha hecho para quedarse. Ha sido necesaria una rápida adaptación pero ni todas las empresas estaban bien preparadas para este cambio. Para la mayoría de las compañías se trata de una nueva forma de trabajar con mucho potencial si se utilizan todos los recursos y herramientas que existen. Según los datos elaborados por el Instituto de Estadística Europeo, Eurostat, en 2019 apenas un 3% de los empleados españoles trabajaba a distancia de forma habitual. De ahí que las dificultades sean evidentes, sobre todo si se tiene en cuenta que el grado de madurez digital de los actores involucrados en este proceso de adaptación al trabajo a distancia no es el mismo.

Es importante pasar de un modelo improvisado de trabajo en remoto a otro más estable que permita asegurar los mismos niveles de productividad, seguridad y profesionalidad en remoto que de forma presencial. Precisamente para ayudar a las empresas, especialmente a las Pymes, a implantar este tipo de soluciones, se ha puesto en marcha una plataforma solidaria, «
Todos Desde Casa
», gracias al trabajo conjunto de la International Association of Microsoft Channel Partners (IAMCP) de España, junto con Microsoft y otras empresas y entidades colaboradoras. Esta plataforma conecta a empresas tecnológicas y voluntarios particulares que desean ofrecer, de forma solidaria, recursos, conocimientos y experiencias para habilitar entornos de trabajo en remoto en aquellas empresas, centros educativos y entidades públicas que necesiten poner en marcha sistemas para esta forma de trabajar.

Los partners asociados a la plataforma ponen a disposición de las organizaciones que lo soliciten cuatro horas de asesoría especializada gratuita para poner en marcha un proyecto de trabajo en remoto en una empresa, centro educativo o una administración local. Estos partners tecnológicos ayudarán a quien lo necesite a identificar sus necesidades y a habilitar el entorno para poder continuar con la actividad con el mínimo impacto negativo posible.

Adicionalmente, es posible acceder a diferentes recursos gratuitos para conocer a fondo herramientas, procesos, guías de seguridad, buenas prácticas y hábitos saludables que ayudan a preparar los equipos para el trabajo en remoto en diferentes áreas. Entre ellos, las sesiones online que los colaboradores de «Todos desde Casa» y Madrid Conecta han preparado para sacar el mayor partido dentro de cada organización. Participan en la iniciativa más de 80 empresas colaboradoras, 9 entidades públicas, 4 asociaciones y 6 comunidades tecnológicas.

Las soluciones más demandadas para el teletrabajo
Centros educativos, profesores y alumnos están adaptándose a la nueva realidad con clases online. Por su parte, el personal de muchas de las administraciones públicas está experimentando por primera vez el teletrabajo, mientras que el resto de organizaciones del país -desde las más grandes hasta las Pymes- están habilitando el trabajo en remoto en mayor o menor medida.

Las soluciones más demandas están relacionadas con las plataformas cloud, como Azure, y las herramientas de colaboración y productividad, como es Microsoft 365 y, en concreto, Teams. Se trata de una solución de colaboración que permite a las Pymes y a cualquier centro educativo u organismo, sea del tamaño que sea, trasladar al mundo digital su actividad cotidiana. A través de una encuesta de auto-evaluación, en tan solo dos minutos es posible conocer el nivel de madurez del modelo de teletrabajo que tiene una empresa y obtener un informe de recomendaciones.

Además, en la especial situación en la que nos encontramos ,con la necesidad de apostar por el trabajo en remoto para evitar la propagación del Covid-19, Microsoft está colaborando con las administraciones públicas y empresas privadas españolas facilitando el uso de Microsoft Teams de manera gratuita durante seis meses.

Consejos para aprovechar Microsoft Teams
Hay muchos motivos y requisitos para el trabajo en remoto y, para cumplir con esos requisitos de manera flexible, surgió Microsoft Teams para ayudarte a estar conectado con tus equipos y asegurarte de que puedes seguir trabajando de forma colaborativa y eficaz donde te encuentres.

Investigaciones recientes de Work Reworked muestran que los empleados consideran que cada semana se pierde hasta un 52 % del tiempo de trabajo de manera ineficiente, debido a causas tales como interrupciones innecesarias, búsqueda de información y reuniones poco eficientes. La capacidad integral de las reuniones de Microsoft Teams contribuye a eliminar la frustración y la ineficiencia reuniendo en un mismo lugar todo lo que necesitas para celebrar una reunión. Te ayuda además a organizar reuniones en directo con audiencias más grandes, por ejemplo, reuniones corporativas con todos los empleados, seminarios web de marketing, eventos de lanzamiento y eventos de formación.

Son varias las aplicaciones y bots disponibles en Microsoft Teams para trabajar de forma eficiente. Entre ellas se encuetra «Who», un «bot» que te ayuda a encontrar información sobre cualquier persona de tu organización; «Microsoft Planner» organiza tus tareas añadiendo una o varias pestañas de Planner al canal de tu equipo; «Icebreaker, un bot que facilita el acercamiento del equipo, emparejando al azar a dos miembros del equipo cada semana para que se reúnan, personalmente o bien online y «Crisis Communication», para coordinar la información y la colaboración del equipo en respuesta a una crisis y a su evolución. Cualquier organización puede implementar y personalizar rápidamente esta solución de respuesta rápida.

Desde Teams se pueden crear documentos de Word, Excel o PowerPoint para que no sea necesario cambiar de aplicación. Puedes colaborar y ser coautor con tus compañeros de trabajo, compartir notas, añadir comentarios y compartir lo que necesites. Incluso puedes comenzar un chat o una reunión desde un documento para debatir las ediciones. Se trata de una única plataforma de colaboración perfectamente integrada. Y desde el teléfono móvil, con la aplicación de Microsoft Teams, se puede igualmente acceder a todos tus equipos, canales y archivos.